1.档案库房的编号与排架。
档案库房较多的档案馆或档案室，需要对档案库房进行编号，编号的目的为赋予每一个档案库房一个固定的编码，建筑物和号码一一对应，便于管理。档案库房的编号一般由建筑物号、层号、房间号等要素构成，可根据库房的多少和位置将各要素进行组合编制。
档案库房内的排架是指对档案库房的档案架（柜）、箱等按一定的顺序排放，并编号以固定其位置。在档案库房排架中，有窗库房中，档案架（柜）排列，应与窗户垂直，以避免强光直射档案；无窗库房中，档案架（柜）排列纵横均可，但不得有碍通风。档案架（柜）的排列应最大限度地利用库房的地面与空间，但也要便于档案的搬运与存放，架（柜）之间的主要过道宽度应以便于档案小型搬运工具（如手推车）的通行为宜，一般为 1 至 1.2 米。不同规格、不同样式的档案架（柜）应该分别排放。所有的档案架（柜）的排放均不得紧靠墙壁。等档案架（柜）排放好后，应进行统一编号，编号方法为：自门口起，从左至右编架（柜）号，每个架（柜）子的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号（如果没有栏，则自上而下编格号）。
2.全宗的排列和档案上架。
在我国，档案馆所保存的档案，都是按全宗进行整理和保管的，因此，档案在档案库房中的存放，也应按全宗来排列，库房内的各个全宗，应进行系统的排列。对于某些特殊情况，如库房或柜架预留的空位已被排满，新入馆的档案不能与先入馆的同一全宗的档案放在一起的时候，可以暂时分开保存，待有可能调整时，再将同一全宗的档案集中起来，或者有计划地分阶段分库排列保存，但应在全宗指南、案卷目录说明、档案存放索引等中有所交代，指明存放地点，以使之保持应有的联系。
确定了全宗和案卷的排放次序后，就可以组织上架，上架的次序应根据档案架（柜）及其栏、格等的编号次序进行。
档案的存放方式一般有两种：一是竖放，二是平放。竖放的优点是便于存放和检取档案，是目前被广泛采用的一种档案存放方式。平放的方式虽然不便于档案的取放，但有利档案的保护，这种方式适合于保管珍贵档案和不易于竖放的档案。平放档案时，为了避色文件承担过重的压力，堆叠的高度以不超过 40cm 为宜。
3.档案存放位置索引。
档案存放位置索引，是为了便于档案保管工作者随时掌握档案馆（室）档案的存放情况和快速存取档案，将排放好的档案（全宗）与其所处的位置（库房）一一对应而形成的索引。
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